L'email, outil n°1 de communication professionnelle
Malgré l'essor de Teams et Slack, l'email reste le canal de communication principal en entreprise. Un employé moyen reçoit 121 emails par jour. Autant qu'ils soient bien gérés !
10 règles d'or
1. Un objet clair et précis "Réunion budget Q1 - Confirmation 15/03 à 14h" plutôt que "Re: Re: Re: Bonjour"
2. Un email = un sujet Ne mélangez pas les sujets dans un même fil. Créez un nouveau mail pour un nouveau sujet.
3. Utilisez le Cc avec parcimonie Tout le monde n'a pas besoin de tout savoir. Le Cc devrait être informatif, pas systématique.
4. Répondez dans les 24h ouvrables Même si c'est pour dire "J'ai bien reçu votre message, je reviens vers vous d'ici vendredi."
5. Signez vos emails Nom, fonction, téléphone, site web. Utilisez une signature d'entreprise cohérente.
6. Évitez les pièces jointes volumineuses Utilisez OneDrive/SharePoint et partagez un lien. Fini les emails de 25 Mo !
7. Ne traitez pas l'urgent par email Pour une urgence, appelez ou utilisez Teams. L'email n'est pas un outil temps réel.
8. Relisez avant d'envoyer Surtout les destinataires. Les "Répondre à tous" intempestifs sont un classique.
9. Méfiez-vous du "Répondre à tous" Votre réponse concerne-t-elle vraiment tous les destinataires ?
10. Archivez intelligemment Utilisez des dossiers et des règles automatiques pour organiser votre boîte de réception.
Sécurité email
- Activez le MFA sur votre compte email
- Ne cliquez jamais sur un lien suspect
- N'envoyez jamais de mot de passe par email
- Chiffrez les emails sensibles
Besoin d'aide pour configurer les emails de votre entreprise ? Contactez-nous.